《Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)》第29章

＇分享＇快速实现矩阵型数据区域的求和　在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横　
向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？　答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求　
和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个　
数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的―　Σ‖按钮。这样会发现多选择的那　
一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要　
多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击―　Σ‖按钮即可。　
不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计　
算得到的数
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据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。
＇分享＇在工具按钮之间设置分隔线　工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，如果　
要在每一个工具按钮之间设置分隔线该怎么操作？　答：先按住―Alt‖键，然后单击并稍稍往右　
拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要　
向左方向稍稍拖动工具按钮即可。
＇分享＇依据三个以上关键字对数据排序　系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来　
进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？　答：虽然系统一次最多只能同时　
对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键　
字大于3个以上的排序。　具体操作如下：首先打开工作表。单击―数据‖菜单中的―排序‖项，依　
次在―主要关键字‖、―次要关键字‖、―第三关键字‖　中选择优先级最低的几个排序关键字，然后　
执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优　
先级的关键字排序完成为止，就可以实现了对三个以上关键字的排序操作了。
＇分享＇同时打开相关联的所有工作簿　在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中　
的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件　
时就自动打开这些相关联的数据文件吗？　答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作　
簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法　
如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行―文件‖菜单中的―保存工作区‖命令，输入工作区名　
称后单击―保存‖按钮即可。
＇分享＇更改系统菜单的弹出方式　请问如何自己定义多样的菜单弹出方式呢？　答：其实系统早　
就准备了多种菜单的弹出方式，可以执行如下操作来实现：单击―工具‖菜单中的―　自定义‖命令。　
再选择―选项‖选项卡，在―菜单的打开方式‖项旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式，可以根　
据喜好来选择。
＇分享＇在工具按钮直接显示文字提示　工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，　
有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？　答：可以执行以下操作　
来实现：单击―工具‖菜单中的―　自定义‖命令，再选择―命令‖选项卡。然后用鼠标右键单击系统　
工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的―更改所选内容‖按钮），在弹出　
的菜单中根据需要选择―总是只用文字‖或者―　图像和文本‖　。这样工具按钮就会显示文字提示　
了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会　
是不可用的。
＇原创＇在公式中插入批注
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如果要在公式中插入批注信息，可以利用―N　（Value）‖返回―0‖　的特点，因为文字属于其它值。
1．假如A1～F1单元格中是个别统计数字，G1则是它们的总和，那么一般情况下其公式为　
―=SUM（A1：F1）‖　。　2．如果要在公式中插入批注信息，可以将公式更改为―=SUM（A1：F1）＋N（〃A1～　
F1的总和〃）‖，如图1所示。　图片附件：　图1。JPG　（2005…7…12　13：18；　11。04　K）
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Part　5：　EXCEL技巧汇总
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＇分享＇利用〃条件求和向导〃对数据按条件进行汇总　在一个表格中经常需要将表中的数据按一　
定的条件进行求和计算。如一个人事职称档案表，需要统计〃助理工程师〃、〃工程师〃、〃会计　
师〃等职称的人数各为多少。对类似问题，利用〃条件求和向导〃便可很好地解决。具体方法是　
选择〃工具〃*〃加载宏〃，在打开的窗口中选中〃条件求和向导〃，然后按〃确定〃按钮，调用加载　
宏；　选择〃工具〃*〃向导〃*〃条件求和〃，进入求和向导；　在求和向导中首先单击〃输入〃框右边的　
小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击〃下一步〃，在〃求和列〃中选定求和数　
据所在列，在〃条件〃框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将　
光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击〃完成〃按钮。在汇总结果单　
元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳　
永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然，熟悉函数公式的用　
户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。
＇分享＇把Excel表格转换为图片　许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击　
―文件‖菜单，原来的―关闭‖菜单项就会变成―全部关闭‖　。如果我们在按下Shift键的同时点击　
―编辑‖菜单，原来的复制和粘贴就会变成―复制图片‖和―粘贴图片‖　。利用这一功能，我们可以　
将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：　首先选中需要复制　
成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择―编辑→复制图片‖命令，接着弹出―复制图片‖　
窗口，选择―　图片‖单选项后点击―确定‖按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复　
制到目标只需直接选择―粘贴‖命令即可（或者按Shift键再选择―编辑→粘贴图片‖命令）。我　
们还可以将其在Word中进行粘贴。　另外，在复制图片时如果选择了―如打印效果‖单选项，在　
粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。
＇分享＇将Excel的文本数字转换成数字　在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文　
本对待，而且为了某些需要，用户可以通过―格式‖菜单中的―单元格‖命令，将数字设置为文本　
格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。
1．一次转换一个单元格　在―工具‖菜单上，单击―选项‖，再单击―错误检查‖选项卡（一定要确　
保选中了―允许后台错误检查‖和―数字以文本形式存储‖复选框）。选中任何在左上角有绿色错　
误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击―转换为数字‖　。　2．一次转换整　
个区域
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