《茅侃侃侃职场》第9章

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我建议职场新人，如果第二天要在报告会上做报告，前一个晚上一定要把准备工作做好。但是，事先准备的稿子尽量不要看，你要让大家觉得你很有自信，非常专业，而不是干巴巴地照本宣科。你想，如果你拿着稿子在那儿读，你自己都不感兴趣听，你都不知道你念的是什么，你指望谁能感兴趣？
跟PPT文档相比，其他商业文档一般要求格式规范，比如有些文档需要加页眉页脚，以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件，也便于自己管理；在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头，这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件；同时我建议大家在文档类的文书前面，都加上目录，这样会更方便阅读的人了解文件的概要。
公司一般对文件的规范都有自己的规定，甚至会给文档文件编一个特定的号码，相当于文件的ID，方便个人和公司管理。在管理文档的时候，有两个需要特别注意的因素，一是时间，这份文件是什么时间起草准备的，什么时间做过修改；二是准备的人，这份文件是谁准备的。标清楚文件起草人，是为了方便以后做追踪和交接，方便知道出了问题该找谁，有不清楚的该去问谁。
现在公司一般在新人入职的时候，会给他培训公司的文档管理规则，有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么，字号是多大，给领导的文件要用什么样的字号，同事之间的文件要用什么样的字体，包括报告的格式，一级二级三级的标题设置等问题。
我以前在科委政府部门工作的时候，公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇，为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大，把字号规定这么大，是为了照顾领导的视力，便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候，所有的内容应不超过三页纸，字体最小是小四，不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三，这样大老板可以很快明白你说的事情。
前面说的都是汉字公文的规范，我所接触到的英文公文，字体最小可以到10磅，也就是中文的小五号字，但是大部分英文公文的文字是12磅。
如果是一份中英文结合的文书，在处理文档时，一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的，不是中文一种字体，英文另外一种字体，中英整合后的字体是很难看的，读起来也不够正规。
除了文档的规范和整洁，如何规范地管理文档也很重要。
但是，这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面，D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹？新建文件夹1，新建文件夹2……每次要找一个文件，都要挨个将文件打开看，翻半天还不一定能找到？相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。
大家在学校的时候，可能没那么多文档可存，所以文件乱存放你会觉得没什么问题，但是一旦开始工作，你就会发现这是个严重的问题，你需要保存的文件太多，当你突然需要一份文件的时候，寻找这份文件需要的工作量比较大。并且，文档的增速是你不可预估的，所以，你在保存文件时，如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话，将来你需要花更长的时间来管理你的文件。
起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯，存文件的时候喜欢把时间写上，在文件名里写清楚年月日，因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本，比如《2011年3月21号会议纪要（新）》。如果，工作的时候不注意这个问题，存了很多名字类似的文件，那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。
文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩，衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人，在工作上也会条理清楚的。
不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档，有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器，让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等，在这样的空间存放文件更要条理清楚，因为你的工作做得细致不细致，直接关系到别人能否迅速找到你的文档。
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STORY　4　时间就是金钱——控制好你的时间成本
时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。
时间成本是我们常忽略的一个问题，而生命中最高的成本，也是时间。什么是时间成本？是指一定量资金在不同时点上价值量差额。
什么又是时间管理？时间管理在企业培训中是个永远讲不烂的话题，在工作中，若时间管理不当，就可能导致企业的不良运作。
时间与我们联系最紧密，却也最容易被我们忽视。经常会听到大家说时间成本，时间成本，但是真到算成本的时候，有多少人会把时间算到成本里去？大家会感觉成本不就是人力和钱吗？可能大部分人对时间成本还没有一个具象的认识。
有一次，我去参加一个论坛，听到一个项目经理很愤怒地说他招的一个实习生的事：他让在他们公司实习的一个应届毕业生去做一件很简单的事，给客户送一份文件。因为客户着急要，时间特别紧张，所以出发时，他特地叮嘱实习生说：“打车去，坐公车回。”但少说了一句，没告诉他是为什么。
结果这个实习生去的时候是坐公车去的，客户那边等得十万火急，一个接一个地追魂夺命地打电话，人家回来的时候却是打车回来的。我当时特别生气，问他为什么不打车去。他回答说是为了节约成本啊，去的时候他觉得打车太贵了，所以他坐公车去，回来的时候，他说他跑累了，所以就打车回了，反正最后的钱都一样，路上使用的费用也没有差别。
如果按照大家惯用的金钱标准去衡量的话，会发现他说得没错，确实金钱成本是一样的。但是如果用时间成本去衡量，他就大错特错了，他应该去的时候节省时间，但他没能领会经理的意图。发生在新人身上的类似错误还很多，因为他们对企业在时间成本上的控制，时间在项目中的重要性还不够了解。
时间是不可逆的，谁都没有超能力让时间倒着走，也没有能力减缓时间的步伐。简而言之，时间拖得越长，浪费就越多，损失就越大，日后需要为之支付的金钱代价就越大。
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”是我们从小就听的教导。“花开堪折直须折，莫待无花空折枝”是告诉我们，有花赶紧采赶紧摘，有喜欢的姑娘赶紧追，因为凡事都是过了这村就没这店了。
刚毕业的大学生对时间的控制没那么好，是因为他们在校时大都有大把的空余时间，说实话，很多同学在上学的时候是在挥霍青春。而工作以后，每天8小时的工作时间是法定的，一周5天，一周为企业效力的时间是法定的40个小时。所以，对于企业来说，它需要员工能在这40个小时里尽可能创造更多的价值，所以控制时间成本尤为重要，为了能够在最短的时间内做更多的事情，他们有时候宁可花钱来买时间。
像刚才的那个例子中，如果这个实习生在送完这份合同后，还有其他重要的事情要做，经理一定会说，打车去，打车回。如果合同送完就可以马上开工了，早开工早赚钱，早开一天可能多赚十万，这种情况下一定是打车去打车回，这个时候打车的钱算几个钱？如果因为坐公车，回来晚了，合同需要第二天才能执行，这样公司就可能少挣十万，这时候就需要拿钱买时间。
时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。举个简单的例子大家就明白了，假设我每天八点上班，我每天早十分钟出门，大概六点半出门，这样我七点半就能到公司，但我若晚五分钟出门，就可能遇到七点十分的堵车高峰期，导致八点多才到公司。
时间的延缓会导致时间成本的增加，还可能会导致项目收益的急剧降低。节约时间成本?