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你必须了解,你的日程表上的所有事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方:他们会尽职地列出日程表,但当他们开始进行表上的工作时,却未按照事情的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。
标出急需处理事项的方法有:一、限制数量;二、制成两张表格,一张是短期计划表,另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号,A、B、C 等英文字母,或数字1、2、3。
在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢?以下是两个建议:
(一)每天开始都有一张先后表
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。
会见时,利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识,而是更多行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”
利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能把他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6 件最重要的事。”过了一会又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来,作第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项。。直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”
利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”
整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5 万元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5 年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1 亿美元。
人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月,你会见到令人惊讶的效果。人们会问,你从哪里得到那么多精力?但你知道,你并没有得到精力,你只是学会了把精力用在最需要的地方。
(二)把事情按先后顺序写下来定个进度表
把一天的时间安排好,这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,有助于你达到目的。
每个月开始,都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中,再定出一个进度表。自从这样做之后,你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。
三 写出你的目标
想知道做事的优先顺序,最重要的就是这一个问题:是否能帮助我达成人生的某些重要目标?有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前,希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已,以下就是他的故事。
经济萧条打击了希尔顿。自1929 年股市大崩盘后,没有人想要旅行,就算有,他们也不会住进希尔顿在20 年代中收购的那些旅馆。到了1931 年,他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当,他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际,希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片:6 个厨房、200 名厨师、500 位服务生、2000 间房间,还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来,并在上面写上“世界之最”。
希尔顿事后形容1931 年:“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”
但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里,一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后,他便将照片压在书桌的玻璃板下,随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后,他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18 年后,1949 年10 月,希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形,让他有一件可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡,如同格利·布朗放在桌上的杂志一样,不断地激励他们向目标迈进。
荷马·赖斯同希尔顿一样,也是一个因目标而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然,美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项,每年颁发给全国最优秀的运动总监。
赖斯发迹于肯塔基的乡下中学,后来转到一间较大的中学,继续他的教练生涯。在那儿,他缔造了辉煌的记录:101 胜、9 负、7 平,7 季全胜,50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼,当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。
他是如何做到的呢?一开始,赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书,他发现许多书都建议读者写下希望达成的事:你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦,并且在旁边写出达成目标的日期,以及达成目标的计划。象奇迹一般,赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意,因此也教他的队员们这么做。多年以来,他仍乐此不疲。
赖斯有时会被激去发表演讲。有一次,他给同学们看一组3 乘5 大小的卡片,然后告诉同学们:“上面都是我的目标,一张一个,我都随身带着。
当我等着登机时,就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确,而且每天至少大声念出两次,必有助于将这些目标融入潜意识里。他说:“有耐心、放轻松、保持信心;该是你的,自然跑不掉。”
四 制作一份可行的待办计划表并身体力行
(一)不要考验自己的记性
确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议,因为:
记下所有的工作后,你可以睡得安稳一些;否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”。
记下工作后,你的脑子才有时间去解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后,然后在“不知不觉”中开始解决问题。
记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得做。
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 ̄炫〃√
 ̄书〃√
 ̄网〃√
 ̄小〃√
 ̄说〃√
 ̄下〃√
 ̄载〃√
 ̄网〃√
(二) 计划表应简单明了
别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落,反而制造了很多遗忘事情的漏洞。
确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度,这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记:别让它们变成主要的方法,否则你就犯了大错了。
如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份,以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。
(三)定期检查计划表
拿破仑·希尔认为,一定要定期检查计划表。
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